Vous souhaitez gérer vos archives vous-mêmes.
Pour continuer à les conserver dans vos locaux, vous devez :

• Trouver de la place pour conserver certains documents plus de dix ans !

		En savoir plus sur les durées légales de conservation des documents, dans l’entreprise, au sein de votre famille et les délais légaux de prescription d'action

• Doter des locaux de rayonnages statiques ou dynamiques et d’équipements spéciaux pour les archives sensibles : films, sauvegardes informatiques, documents confidentiels…
  

En savoir plus sur les différentes catégories d'archives

• Sécuriser ces locaux et en contrôler les accès ;
  
• Respecter des normes de sécurité.

Pour gérer vos archives par vos propres moyens et être en mesure de retrouver un document, vous devez :

• Concevoir un plan d’archivage et de classement ;
  
• Acheter des boîtes d’archives, des conteneurs ;
  
• La première fois, tout inventorier ;
  
• Classer et ranger selon le plan de classement et d’archivage ;
  
• Annuellement, classer les nouvelles archives, mettre à jour l’inventaire et les dates de destruction ;
  
• Détruire physiquement les archives les plus anciennes.

Une première solution adaptée à vos besoins : la gestion sur site avec une aide extérieure : Dresser un état des lieux grâce à un audit ; Concevoir un plan de classement et d’archivage pérenne ; Réaliser un inventaire physique fiable et exhaustif avec l’aide d’archivistes ; Ranger chaque année les nouvelles archives et détruire les anciennes (option).   Grâce au plan de classement, un document devient aisément accessible et vous réduirez déjà le temps passé par vos collaborateurs. De plus, en confiant à des archivistes professionnels la gestion sur site de vos archives, vous obtenez un gain de place.       Mais l’absence de gestion rigoureuse des mouvements de consultation des documents, souvent concurremment par plusieurs services, augmente la probabilité de perte du document ou son indisponibilité.

Une autre solution existe : l'externalisation de vos archives