Les
archives et vous (2/2) :
Vous
ne voulez plus vous préoccuper de problèmes
de rayonnages, de classement, de place et préférez
vous réserver à votre
cur de métier ;
Vous
voulez respecter scrupuleusement les modalités
prévues par la certification
ISO et les délais légaux de conservation
;
Vous
voulez mettre en sécurité
votre Capital Informations ;
Vous
voulez être certain de retrouver
un dossier , ne pas légarer.
le volume structurel de la documentation augmente
chaque année de 10 % !
Une
autre solution consiste à externaliser vos archives
:
Nous
dresserons un état des lieux grâce
à un audit.
Nous
concevrons ensemble un plan de classement et darchivage
pérenne.
Soit
nous enlèverons dabord vos archives et
nous procéderons à un inventaire physique
fiable et exhaustif avec laide darchivistes
dans nos locaux , soit nous réaliserons
dabord linventaire avant lenlèvement.
Dans
le premier cas, vos services seront faiblement sollicités
et dérangés.
Et
quelle que soit la solution que vous adopterez, sans
imposer la mise en conteneur des boîtes darchives.
Optimisation
de l'espace
Suivi
des mouvements : Enlèvement des documents
consultés
Sécurité
L'inventaire peut être fait après l'enlèvement
de vos archives, dans nos locaux.
La
mise en conteneur n'est pas nécessaire avant
l'enlèvement.
En
savoir plus sur
les solutions AZ Services
AZ Services fournit chaque année,
systématiquement, la liste des documents
à détruire (documents dont la date
de péremption est atteinte).
En
savoir plus sur
les solutions AZ Services
Comparez
les prix ci-dessous :
Comparatif prix interne et externalisation
:
Hypothèses
:
250
mètres linéaires sur étagères
10
ans de durée moyenne de conservation des documents
25
mètres linéaires à traiter annuellement
Sans
augmentation structurelle du volume à archiver
25
recherches et reclassement par an
NB : 25 mètres linéaires
de documents papier équivaut à un poids
dune tonne
Gestion
par vos propres moyens
Gestion
par AZ Services
Surface
de 50 m2 de bureau à Lyon
Éclairage,
sécurisation minimale
136
€ le m2 par an (source : ADERLY )
7,65 € le mètre linéaire loué
Loyer
annuel :
6.800,00
€
Coût
annuel pour 250 ml :
1.912,50
€
Rayonnages
fixes
15,25
€ le mètre linéaire x 250
Premier
inventaire, enlèvement 250 ml à 15,25
€ le
mètre linéaire, amorti sur 10 ans
Amortissement
sur 10 ans :
381,25
€
Premier
inventaire :
381,25
€
Opération
annuelle darchivage :
10
heures de classement à 14,45 € (*)
5
heures de destruction à 14,45 € (*)
Location
dun conteneur pour une tonne de papier (25
mètres linéaires) : 304,90 €
Opération
annuelle darchivage :
Enlèvement
Classement
Destruction
certifiée
Mise
à jour Inventaire à 19,82 € le
mètre linéaire
Coût
annuel :
521,65
€
Coût
annuel pour 25 ml :
495,50
€
25
Opérations de recherche et de reclassement
Une
heure et demie par opération à 14,45
€ l'heure (*)
25
Opérations de recherche, reclassement et
transport compris
15,25
€ par opération
Coût
annuel :
541,88
€
Coût
annuel pour 25 opérations :
381,25
€
TOTAL ANNUEL :
8.244,78
€
TOTAL ANNUEL :
3.170,50
€
(*)
coût charges comprises d'une heure d'employé
administratif