Comment conserver vos archives en toute sécurité ?

 
LA GESTION DE VOS ARCHIVES
 
 
   
 
 

Les archives et vous (2/2) :
Les archives et vous (1/2)Les solutions AZ Services

Vous ne voulez plus vous préoccuper de problèmes de rayonnages, de classement, de place et préférez vous réserver à votre cœur de métier ;

Vous voulez respecter scrupuleusement les modalités prévues par la certification ISO et les délais légaux de conservation ;

Vous voulez mettre en sécurité votre Capital Informations ;

Vous voulez être certain de retrouver un dossier, ne pas l’égarer.

En savoir plus sur les questions les plus fréquemment posées à AZ Services.
 

 

 
le volume structurel de la documentation augmente chaque année de 10 % !

Une autre solution consiste à externaliser vos archives :

  • Nous dresserons un état des lieux grâce à un audit.
  • Nous concevrons ensemble un plan de classement et d’archivage pérenne.
  • Soit nous enlèverons d’abord vos archives et nous procéderons à un inventaire physique fiable et exhaustif avec l’aide d’archivistes dans nos locaux, soit nous réaliserons d’abord l’inventaire avant l’enlèvement.
  • Dans le premier cas, vos services seront faiblement sollicités et dérangés.
  • Et quelle que soit la solution que vous adopterez, sans imposer la mise en conteneur des boîtes d’archives.
 
  1. Réduction des coûts : comparez les prix ci-dessous
  2. Optimisation de l'espace
  3. Suivi des mouvements : Enlèvement des documents consultés
  4. Sécurité
 

 
 


L'inventaire peut être fait après l'enlèvement de vos archives, dans nos locaux.

La mise en conteneur n'est pas nécessaire avant l'enlèvement.

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les solutions AZ Services

 
 
 


AZ Services fournit chaque année, systématiquement, la liste des documents à détruire (documents dont la date de péremption est atteinte).

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Comparez les prix ci-dessous :
 

 


Comparatif prix interne et externalisation :

Hypothèses :

  • 250 mètres linéaires sur étagères
  • 10 ans de durée moyenne de conservation des documents
  • 25 mètres linéaires à traiter annuellement
  • Sans augmentation structurelle du volume à archiver
  • 25 recherches et reclassement par an
    NB : 25 mètres linéaires de documents papier équivaut à un poids d’une tonne
     


 
Gestion par vos propres moyens
 


 
Gestion par AZ Services
 

  • Surface de 50 m2 de bureau à Lyon
  • Éclairage, sécurisation minimale
  • 136 € le m2 par an (source : ADERLY)
 
  • 7,65 € le mètre linéaire loué
 Loyer annuel :
6.800,00 €
   Coût annuel pour 250 ml :
1.912,50 €
  • Rayonnages fixes
  • 15,25 € le mètre linéaire x 250
 
  • Premier inventaire, enlèvement 250 ml à 15,25 € le mètre linéaire, amorti sur 10 ans
 Amortissement sur 10 ans :
381,25 €
 
 Premier inventaire :
381,25 €

Opération annuelle d’archivage :
  • 10 heures de classement à 14,45 € (*)
  • 5 heures de destruction à 14,45 € (*)
  • Location d’un conteneur pour une tonne de papier (25 mètres linéaires) : 304,90 €
 
Opération annuelle d’archivage :
  • Enlèvement
  • Classement
  • Destruction certifiée
  • Mise à jour Inventaire à 19,82 € le mètre linéaire
 Coût annuel :
521,65 €
 
 Coût annuel pour 25 ml :
495,50 €
  • 25 Opérations de recherche et de reclassement
  • Une heure et demie par opération à 14,45 € l'heure (*)
 
  • 25 Opérations de recherche, reclassement et transport compris
  • 15,25 € par opération
 Coût annuel :
541,88 €
 
 Coût annuel pour 25  opérations :
381,25 €

 TOTAL ANNUEL :
 
8.244,78 €

 TOTAL ANNUEL :
  
3.170,50 €

(*) coût charges comprises d'une heure d'employé administratif

 
 
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