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Questions
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Réponses
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| Faut-il
d'abord classer les dossiers avant l'intervention d'AZ Services
? |
Non,
AZ Services peut prendre les dossiers en l'état puis les classer
avant conditionnement.
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Le
classement s'effectue indifféremment dans les locaux du client
avant enlèvement ou dans ceux d'AZ Services après enlèvement. |
| Faut-il
conditionner les dossiers avant l'intervention d'AZ Services
? |
Non,
AZ Services prend les dossiers, les archives en l'état. |
Le
conditionnement s'effectue indifféremment dans les locaux
du client avant enlèvement ou dans ceux d'AZ Services après
enlèvement et le conditionnement en conteneur n'est pas obligatoire
!
AZ Services est en mesure également de stocker des palettes.
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Mes
archives sont déjà inventoriées et conditionnées dans des
boîtes archives, des caisses, des conteneurs.
Peut-on les confier à AZ Services ? |
Oui,
AZ Services reprendra votre inventaire et stockera vos archives
dans leur conditionnement. |
1.
Dans tous les cas, AZ Services n'impose :
· ni conteneurisation ;
· ni reconditionnement.
2. Mais AZ Services peut aussi conseiller ses clients pour
acquérir boîtes, caisses de rangement et conteneurs dans les
meilleures conditions ! |
| Faut-il
détruire les archives périmées avant ? |
Non,
AZ Services peut effectuer cette prestation de destruction. |
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| Quels
sont les délais d'intervention ? |
La
proximité d'AZ Services permet d'intervenir sous 48 heures. |
| Puis-je
effectuer certaines prestations avec mes propres ressources
? |
Oui
et l'audit systématique effectué par notre cellule Conseils
en organisation de documents d'archives recommandera quelles
prestations peuvent être réalisées par vos propres moyens. |
| Une
fois mes archives enlevées et gérées hors site, comment assurer
le suivi des archives ? |
AZ
Services fournit un inventaire détaillé sous forme papier
ou électronique (format ExcelTM). |
AZ
services peut mettre à votre disposition un logiciel de gestion
des archives, mais la plupart de nos clients préfèrent nettement
nous contacter téléphoniquement, par télécopie, messagerie
électronique ou au travers de l'Espace Client de notre site
Internet. |
| Qui
assure la traçabilité des consultations ? |
AZ
Services tient à jour de façon permanente un suivi des mouvements.
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AZ
services fournit au client un suivi des retours non effectués. |
| Comment
consulter un document archivé et dans quel délai ? |
·
Physiquement ou électroniquement ;
· Dans un délai de 2 à 48 heures fonction de l'urgence. |
Vous
pouvez également en faire la demande via l'Espace Client de
notre site Internet. |
| Qui
décide de la destruction des documents archivés ? |
La
décision définitive est toujours du ressort du client, mais
si AZ Services assure la maintenance annuelle de votre salle
d'archives (Gestion sur site) ou dans le cadre d'une gestion
externalisée, une liste des documents à détruire est fournie
au client pour approbation. |
AZ
Service s'engage, sans qu'il soit nécessaire de le demander,
à fournir automatiquement et systématiquement la liste des
documents à détruire ! |
