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Questions fréquentes
- L'archivage répond à l'obligation légale de conservation des actes juridiques.
- L'archivage répond à la nécessité de se conformer au régime légal de la preuve.
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Le conseil d'AZ Services : lorsque plusieurs délais de conservation coexistent, retenir le délai le plus long. |
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Faut-il d'abord classer les dossiers avant l'intervention d'AZ Services ?
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Non, AZ Services traite les dossiers en l'état puis les classe avant conditionnement.
LES PLUS AZ Services
Le classement s'effectue indifféremment dans les locaux du client avant enlèvement ou dans ceux d'AZ Services après enlèvement.
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Faut-il conditionner les dossiers avant l'intervention d'AZ Services ?
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Non, AZ Services prend les boites archives réalisées par les services et ne conditionne que le vrac (dossiers, pochettes), aucun reconditionnement n'est imposé
LES PLUS AZ Services
Le conditionnement s'effectue indifféremment dans les locaux du client avant enlèvement ou dans ceux d'AZ Services après enlèvement et le conditionnement en conteneur n'est pas obligatoire !
AZ Services est en mesure également de stocker des palettes.
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Mes archives sont déjà inventoriées et conditionnées dans des boîtes archives, des caisses, des conteneurs. Peut-on les confier à AZ Services ?
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Oui, AZ Services reprendra votre inventaire et stockera vos archives dans leur conditionnement.
LES PLUS AZ Services
1. Dans tous les cas, AZ Services n'impose :
· ni conteneurisation ;
· ni reconditionnement.
2. Mais AZ Services peut aussi conseiller ses clients pour acquérir boîtes, caisses de rangement et conteneurs dans les meilleures conditions !
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Faut-il détruire les archives périmées avant ?
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Non, AZ Services peut effectuer cette prestation de destruction.
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Quels sont les délais d'intervention ?
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La proximité d'AZ Services permet d'intervenir sous 48 heures.
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Puis-je effectuer certaines prestations avec mes propres ressources ?
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Oui et l'audit systématique effectué par notre cellule Conseils en organisation de documents d'archives recommandera quelles prestations peuvent être réalisées par vos propres moyens.
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Une fois mes archives enlevées et gérées hors site, comment assurer le suivi des archives ?
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AZ Services fournit un inventaire détaillé sous forme papier ou électronique (format ExcelTM), de plus depuis notre site internet et grace à l'extranet vous pouvez vous connecter de manière sécurisée et avoir accès à votre plan d'archivage
LES PLUS AZ Services
AZ services peut mettre à votre disposition un logiciel de gestion des archives, mais la plupart de nos clients préfèrent nettement nous contacter téléphoniquement, par télécopie, messagerie électronique ou au travers de l'Espace Client de notre site Internet.
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Qui assure la traçabilité des consultations ?
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AZ Services tient à jour de façon permanente un suivi des mouvements.
LES PLUS AZ Services
AZ services fournit au client un suivi des retours non effectués.
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Comment consulter un document archivé et dans quel délai ?
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· Physiquement ou électroniquement ;
· Dans un délai de 2 à 48 heures fonction de l'urgence.
LES PLUS AZ Services
Vous pouvez également en faire la demande via l'Espace Client de notre site Internet.
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Qui décide de la destruction des documents archivés ?
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La décision définitive est toujours du ressort du client, mais si AZ Services assure la maintenance annuelle de votre salle d'archives (Gestion sur site) ou dans le cadre d'une gestion externalisée, une liste des documents à détruire est fournie au client pour approbation.
LES PLUS AZ Services
AZ Service s'engage, sans qu'il soit nécessaire de le demander, à fournir automatiquement et systématiquement la liste des documents à détruire !
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