Pour réaliser un inventaire physique de qualité et pérenne sans perturber le fonctionnement de vos services et encombrer vos locaux, AZ Services propose d'enlever d'abord vos archives et d'inventorier en détail au sein de ses propres centres d'exploitation.

ENLEVEMENT ET TRANSPORT
Ils sont assurés par nos services, composés d'une équipe de manutentionnaires et au moins d'un archiviste. Un bordereau de prise en charge vous sera remis.

ENTRÉE EN ENTREPÔT
Cette prestation comprend :

• Le déchargement ;
• Le contrôle des pièces de transport.

A partir du plan d'archivage, tous les documents à archiver sont " indexés " selon les critères principaux suivants :

• " Contenu " :
  • nature précise des documents
  • appartenance aux services verseurs
  • année de création
  • année théorique de destruction
• " Contenant " :
  • nature de l'unité d'archivage :
    • boîte archives
    • conteneur
    • palette
  • numéro de côte
  • code emplacement 

Le résultat ?

• Un inventaire physique très précis des archives.

		En savoir plus : Cliquez ici pour visualiser un exemple d'inventaire.

AZ Services fournit indifféremment :

• Un inventaire-papier et - ou électronique, sans mention des codes emplacement
• un code d'accès internet sécurisé pour télécharger votre plan d'archivage

L'inventaire constamment à jour ainsi que les possibilités de recherches multicritères, des logiciels spécialisés en gestion d'archives autorisent une recherche " fine " de boîtes d'archives.

A réception d'une demande obligatoirement formulée par écrit (courrier, télécopie, mail et Internet) et après vérification des habilitations, les archivistes réalisent la recherche et organisent la mise à disposition.

Le document physique (original ou photocopie ou image scannée) ou l'unité d'archivage (boîte archives, conteneur ) peut être livré dans un délai variant de deux à quarante huit heures en fonction de l'éloignement et de l'urgence.

Sous forme dématérialisée, télécopie ou mail, le délai est de deux heures.

Chaque opération de recherche et mise à disposition est suivie dans nos logiciels spécialisés en gestion d'archives. 

Grace à votre accès extranet vous pouvez consulter :

• Une synthèse quantitative des recherches et mises à disposition, par type de livraison
• Le détail des mises à disposition (document ou unité d'archivage), classé par date
• La liste des mises à disposition (document ou unité d'archivage) non retournées

		En savoir plus : Cliquez ici pour visualiser une synthèse des recherches.

En savoir plus : Cliquez ici pour visualiser des mises à disposition.

En savoir plus : Cliquez ici pour visualiser des mises à disposition non retournées.

AZ Services s'engage à saisir, lors de l'inventaire et des versements réguliers, la date théorique de destruction de chaque document.

AZ Services s'engage également, trois mois avant la date d'expiration, à fournir annuellement et automatiquement, à chaque service concerné, la liste des archives arrivées à échéance.

Après validation par les services concernés, les archives seront broyées immédiatement dans le mois après expiration de la date et un certificat de destruction délivré.

En savoir plus : Cliquez ici pour visualiser un exemple de liste des destructions.